Mô tả công việc

Lễ Tân

• • Trực điện thoại và xử lý các cuộc gọi đến, báo cáo thông tin các cuộc gọi nằm ngoài phạm vi và thẩm quyền xử lý cho Center Manager.
• • Quản lý, sắp xếp đồ dùng khu vực quầy lễ tân gọn gàng, ngăn nắp, bảo mật thông tin.
• • Thu ngân, lập phiếu thu và các giấy tờ có liên quan cho khách hàng. Điền thông tin trên phần mềm Salo.
• • Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng, giải quyết trong thẩm quyền hoặc báo cáo bộ phận liên quan.
• • Hỗ trợ đón tiếp khách tới thăm khám, sử dụng dịch vụ hàng ngày. Đón tiếp khách đến liên hệ công việc liên quan tới bộ phận khác.

Hành chính văn phòng

• • Tiếp nhận, xử lý và thống kê thư từ, bửu phẩm gửi đến và gửi đi tại trung tâm.
• • Quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân viên, hợp đồng với các đối tác và các biểu mẫu có giá trị lưu hành và sử dụng của công ty.
• • Chuẩn bị hồ sơ, bệnh án và các giấy tờ làm thủ tục bảo hiểm cho khách hàng và doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ tại IRC.
• • Làm hồ sơ báo giá và đề nghị thanh toán cho khách hàng. Theo dõi tiến độ và báo cáo khi tiền về tới tài khoản công ty.
• • Xuất hóa đơn cho các cá nhân, tổ chức có yêu cầu.
• • Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, tham gia tổ chức sự kiên của công ty.
• • In ấn tài liệu, poster, standee… theo nhu cầu sử dụng của công ty.
• • Thực hiện công việc mua sắm, cấp phát đồ dùng, thống kê, lập báo cáo chi phí…
• • Liên hệ đầu mối xử lý công việc văn phòng (thợ sửa chữa, lao công, bảo vệ, chủ nhà cho thuê…)
• • Soạn thảo văn bản hành chính.
• • Cung cấp biểu mẫu, chính sách, quy định của công ty cho nhân viên các bộ phận trong toàn trung tâm.
• • Liên hệ đặt vé máy bay, phòng khách sạn, taxi cho nhân sự đi công tác.
• • Liên hệ đặt phương tiện, chỗ ăn ở cho các hoạt động của công ty.
• • Cập nhật và thông báo các văn bản, quy định, chính sách, quyết định mới của công ty cho toàn thể nhân viên được biết theo sự chỉ đạo của Center Manager hoặc Giám đốc.
• • Lập báo cáo tình hình nhân sự, khách hàng, thu chi… hàng ngày, hàng tháng gửi tới Ban Lãnh đạo.
• • Lập bảng báo cáo chấm công tháng và gửi cho Giám đốc vào ngày mùng 1 hàng tháng để làm dữ liệu tính lương.
• • Quản lý phần mềm kế toán nội bộ, nhập số liệu thu chi thực tế dựa trên sao kê hàng tháng.
• • Phối hợp với kế toán làm các báo cáo liên quan tới tài chính định kỳ theo quy định của nhà nước và yêu cầu từ Ban Lãnh đạo.
• • Quản lý, lập báo cáo tình trạng tài sản của trung tâm định kỳ hàng tháng.
• • Hỗ trợ việc tìm chỗ ở cho khách hàng, nhân viên, chuyên gia đến làm việc tại trung tâm.
• • Hỗ trợ các thủ tục liên quan tới giấy tờ của khách hàng, nhân viên, chuyên gia đến làm việc tại trung tâm.
• • Kiểm tra công việc hàng ngày của lao công, liên hệ xử lý khi công việc chưa được đáp ứng.
• • Kiểm tra tình trạng vệ sinh của khu vực phòng thay đồ, nhà tắm, nhà vệ sinh hàng ngày, đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp.
• • Thực hiện nhiệm vụ công việc khác khi được yêu cầu từ Ban Lãnh đạo sau khi được thảo luận và đánh giá về mức độ khả thi của công việc.

Hỗ trợ các hoạt động bên ngoài trung trung tâm

• • Tham gia tổ chức các hoạt động quảng bá, hỗ trợ diễn ra ngoài trung tâm.
• • Phụ trách công việc hậu cần và chuẩn bị đồ dùng phục vụ sự kiện.
• • Hỗ trợ tư vấn và phục vụ khách hàng tại sự kiện.
• • Đề nghị tạm ứng và thanh toán cho các khoản chi liên quan tới sự kiện. Phụ trách việc thu thập chứng từ thanh toán hợp pháp.
• • Báo cáo chi phí và quyết toán với các bên có liên quan sau sự kiện.
• • Phối hợp với Ban Lãnh đạo trong việc chuẩ bị các hoạt động nội bộ của công ty (khai trương, sinh nhật, tổng kết cuối năm, team building…) theo sự phân công chi tiết.

Trách Nhiệm

• • Chịu trách nhiệm chính trước Center Manager về tất cả công việc được giao trên.
• • Chịu trách nhiệm về tính bảo mật tất cả mọi thông tin thuộc phần quyền do mình quản lý trực tiếp và các thông tin liên quan của các bộ phận khác được tiếp cận phục vụ công việc.
• • Tất cả mọi thông tin ra bên ngoài có ảnh hưởng đến công việc, giá trị thương hiệu và vật chất của công ty sẽ kỷ luật hoặc truy tố, bồi thường trước Pháp luật.
• • Xử lý kịp thời những công việc phát sinh trong thẩm quyền diễn ra tại trung tâm.
• • Báo cáo kịp thời lên cấp có thẩm quyền bên trên những công việc phát sinh tại trung tâm.
• • Chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan tới nhiệm vụ của mình.
• • Thực hiện chế độ báo cáo hàng ngày, tuần, tháng.
• • Có mặt tham gia đầy đủ các buổi họp theo kế hoạch hoặc những buổi họp đột xuất (vắng mặt phải có lý do).
• • Chịu trách nhiệm về tài sản, giấy tờ thuộc quyền quản lý mà mình phụ trách.
• • Tham gia đầy đủ các buổi đào tạo của Công ty.

Quyền Hạn

• • Được hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ dựa trên các quy định, biểu mẫu, quy trình, chính sách đã được ban hành của Công ty.
• • Được đào tạo, cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ để có thể thực hiện tốt nhất công việc của mình.
• • Được cung cấp trang thiết bị, đồng phục, phương tiện làm việc để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
• • Được thảo luận và đưa ra ý kiến mang tính xây dựng cho các công việc mình đang phụ trách nhằm tăng hiệu quả công việc.
• • Được thảo luận, đưa ra ý kiến khi tiếp nhận công việc mới nằm ngoài phạm vi đã được quy định để xem xét tính khả thi và khả năng thực hiện công việc với Center Manager hoặc
• • Giám đốc trước khi thực hiện.
• • Được hưởng Lương, thưởng, phúc lợi xứng đáng theo năng lực và các chế độ khách theo quy định của Công ty và Nhà nước.

Yêu Cầu Công Việc

Kỹ năng chính

• • Tốt nghiệp, cao đẳng đại học trở lên
• • Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Nếu chưa có kinh nghiệm thì có thể được đào tạo.
• • Giới tính: Nữ
• • Độ tuổi: 20-30 tuổi

Kỹ năng khác

• • Giọng nói chuẩn, dễ nghe.
• • Sử dụng thành thạo tin học văn phòng.
• • Nhanh nhẹn, hoạt bát, trung thực, ham học hỏi, niềm nở trong giao tiếp.
• • Có kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp tốt, khéo léo
• • Có kỹ năng sắp xếp và quản lý công việc hiệu quả.
• • Khả năng chịu áp lực trong công việc.
• • Giao tiếp tốt bằng tiếng Anh.
• • Yêu thể thao và am hiểu về thể thao là một lợi thế.
• • Có kiến thức về y học là một lợi thế.

Năng lực có liên quan

• • Kỹ năng giao tiếp
• • Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
• • Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
• • Tư duy tập trung vào kết quả
• • Thái độ đặt khách hàng làm trung tâm
• • Bảo mật kinh doanh